Auch wenn die Grundsteuer erst ab dem 1.1.2025 auf Basis der neu zu bestimmenden Werte erhoben wird, gilt es, jetzt schon in der Kanzlei die notwendigen Vorbereitungen zu treffen. Denn die Erklärung zur Feststellung des Grundsteuerwerts muss bereits 2022 abgegeben werden.
In 6 Schritten zur neuen Grundsteuer
Schritt 1: Vorbereitung der Kanzlei
Das ist zu tun
Für jedes grundsteuerrelevante Objekt muss eine eigene Feststellungserklärung übermittelt werden. Um die Masse an Erklärungen bewältigen zu können, sollten Sie festlegen, welche Mitarbeiter die Bearbeitung der Grundsteuer in der Kanzlei übernehmen. Hier geht es vor allem um die Kommunikation mit den Mandanten, darüber hinaus müssen die für die Erklärung notwendigen Informationen bei den Mandanten angefragt und schließlich die Erklärung erstellt werden.
Sorgen Sie auch für die geeignete Software und notwendige Infrastruktur. Führen Sie ggf. Schulungen für die Mitarbeiter durch, die mit der Grundsteuer befasst sein werden.
Auch diese Punkte sollten bedacht werden: Sollen im Posteingang und in der Dokumentenverwaltung die grundsteuerrelevanten Inhalte gekennzeichnet werden bzw. wie werden diese Inhalte abgelegt? Gibt es Anpassungsbedarf bei Arbeitszeiterfassung und Auftragsverwaltung? Wie gestaltet sich das Honorar? Müssen Maßnahmen bezüglich der Abrechnung der erbrachten Leistungen getroffen werden? Wie werden die Unterlagen, die für die Feststellungserklärung herangezogen werden, archiviert? Gibt es Anforderungen bezüglich der Ordnungsmäßigkeit von Unterlagen, die zum Beispiel per E-Mail oder auf Papier bereitgestellt werden?
Checkliste zu Schritt 1 – Termin: ab sofort
- Mitarbeiter festlegen, die die Bearbeitung der Feststellungserklärungen übernehmen.
- Geeignete Software und notwendige Infrastruktur beschaffen.
- Schulungen der Mitarbeiter.
- Kennzeichnung grundsteuerrelevanter Inhalte bei Posteingang und Dokumentenverwaltung.
- Anpassungen bei Arbeitszeiterfassung und Auftragsverwaltung.
- Gestaltung des Honorars.
- Maßnahmen bezüglich Abrechnung der erbrachten Leistungen treffen.
- Archivierung der Unterlagen für die Feststellungserklärung sicherstellen.
- Anforderungen zur Ordnungsmäßigkeit von Papier- und E-Mail-Unterlagen prüfen.
Schritt 2: Identifizierung und Information der Mandanten und Mandantinnen
Das ist zu tun
Jeder, der Grundstücke, Wohneigentum oder einen land- und forstwirtschaftlichen Betrieb hat, egal ob privates oder gewerbliches Eigentum, ist von der neuen Grundsteuer betroffen.
Sie können die betroffenen Mandanten und Mandantinnen über bestehende Systeme, wie dem DATEV Daten-Analyse-System, über das Bilanzkonto „Grundstücke“ oder der Anlage V zur Einkommensteuer identifizieren. Jedoch werden sich nicht alle betroffenen Mandanten aus Ihrem System oder Datenbestand identifizieren lassen. Das gilt insbesondere bei Grundstücken, die sich im Privatvermögen Ihrer Mandanten befinden und von deren Existenz Sie nichts wissen. Zwar ist in den meisten Bundesländern geplant, die Grundstückseigentümer durch öffentliche Bekanntmachung zur Abgabe der Feststellungserklärung aufzufordern. Es ist jedoch möglich, dass einzelne Bundesländer die Steuerpflichtigen direkt anschreiben.
Es ist deshalb zu empfehlen, dass Sie initiativ alle Mandanten kontaktieren, sie über die Auswirkungen der Grundsteuerreform informieren und sie auf die Pflicht zur Abgabe einer Feststellungserklärung hinweisen. Das GrundsteuerDigital Starterpaket für Steuerberater beinhaltet alle Hilfsmittel, die Sie zur Kontaktaufnahme mit Ihren Mandanten benötigen, insbesondere Informationsflyer zur Grundsteuerreform, Vorerfassungsdateien und Musterschreiben. Sie können es am Ende dieses Beitrages herunterladen und zur Vorbereitung nutzen.
Unter Umständen müssen Sie außerdem eine neue Auftragsvereinbarung abschließen. Die Finanzämter berücksichtigen beim neuen Bewertungsverfahren maschinell keine hinterlegten Vollmachten. Vollmachten für die Feststellung von Grundsteuerwerten sollen ausschließlich bei Abgabe der Erklärung zur Feststellung des Grundsteuerwerts angezeigt werden.
Checkliste zu Schritt 2 – Termin: ab sofort
- Information aller Mandanten bezüglich der Pflicht zur Abgabe einer Feststellungserklärung.
- Abschluss einer neuen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung
- ggf. Mandanten auf notwendige Erteilung einer neuen Vollmacht hinweisen
Schritt 3: Zusammenstellen der Unterlagen
Das ist zu tun
Für jedes Grundsteuer-Objekt werden für die Erklärung zur Feststellung des Grundsteuerwerts bestimmte Angaben benötigt. Das sind insbesondere: Lage des Grundstücks bzw. des Betriebs der Land- und Forstwirtschaft, Gemarkung und Flurstück des Grundvermögens, Eigentumsverhältnisse, Grundstücksart, Fläche des Grundstücks, je nach Bundesland Wohnfläche bzw. Grundfläche des Gebäudes. Die entsprechenden Daten finden sich zum Beispiel im Kaufvertrag, in der Flurkarte, im Grundbuchblatt, im Einheitswertbescheid, im Grundsteuerbescheid oder in der Teilungserklärung.
Stellen Sie diese Unterlagen möglichst frühzeitig zusammen und prüfen Sie sie auf Vollständigkeit. So ist bis zum Abgabetermin im Oktober genug Zeit, um ggf. fehlende Dokumente anfordern zu können. Ab Januar 2022 können Objektdaten in GrundsteuerDigital importiert und Dokumente digital angefordert werden. Hier können Sie auch Ihren Mandanten Zugriff auf die Daten bzw. die Möglichkeit einrichten, dass diese ihre erforderlichen Angaben im Mandantenportal selbst eingeben können.
Damit Sie bereits jetzt mit der Erfassung der Daten beginnen können, stellen wir im Starterpaket Vorerfassungsdateien für Kanzleien und Mandanten bereit. Diese können dann einfach in GrundsteuerDigital importiert werden.
Checkliste zu Schritt 3 – Termin: ab sofort, mit GrundsteuerDigital ab Januar 2022
- Für die Feststellungserklärung erforderliche Angaben ermitteln.
- Zusammenstellen der Unterlagen, aus denen sich die Angaben ergeben.
- Anfordern fehlender Unterlagen.
Schritt 4: Erfassen der Daten
Das ist zu tun
Erfassen Sie alle gesammelten Daten in GrundsteuerDigital. Fehlende Dokumente können über GrundsteuerDigital bequem digital abgerufen bzw. angefordert werden. So haben Sie Zugriff auf externe Datenbanken, um zum Beispiel Bodenrichtwerte zu ermitteln, oder Sie können Grundbuchauszüge anfordern.
Sind die Daten vollständig, können Sie die Freigabe durch den Mandanten oder die Mandantin im GrundsteuerDigital Mandantenportal einholen.
Checkliste zu Schritt 4 – Termin: ab Januar 2022 bis zum 31.10.2022
- Übertragung der Daten in GrundsteuerDigital.
- Abruf und Anforderung noch fehlender Dokumente über GrundsteuerDigital.
- Freigabe durch Mandanten über das GrundsteuerDigital Mandantenportal einholen.
Schritt 5: Übermitteln der Feststellungserklärung
Das ist zu tun
Nach Freigabe durch den Mandanten übermitteln Sie die Erklärung zur Feststellung des Grundsteuerwerts elektronisch per ELSTER aus GrundsteuerDigital an das Finanzamt. Dies wird voraussichtlich ab 1.7.2022 möglich sein. Letzter Termin für die Abgabe ist nach aktuellem Stand der 31.10.2022. Vorher können Sie mit GrundsteuerDigital bereits die Feststellungserklärung auf Vollständigkeit prüfen.
Checkliste zu Schritt 5 – Termin: 1.7.2022 bis 31.10.2022
- Übermitteln der Erklärung mit GrundsteuerDigital.
Schritt 6: Prüfen der Bescheide
Das ist zu tun
Prüfen Sie den Feststellungsbescheid des Finanzamts bezüglich des Grundsteuerwerts bzw. des Steuermessbetrags.
Es ist derzeit nicht absehbar, wann die Feststellungs- bzw. Grundsteuermessbescheide zugestellt werden. Wichtig für Sie: Die Verwaltung und Prüfung der Feststellungsbescheide inklusive Dokumentenmanagement können Sie ebenfalls mit GrundsteuerDigital erledigen.
Checkliste zu Schritt 6 – Termin: ab dem 31.10.2022
- Prüfen der Bescheide vom Finanzamt.
Starterpaket für Steuerberater
Jetzt mit dem Starterpaket Mandanten informieren
Das Starterpaket für Steuerberater enthält Informationsbroschüren mit allen grundsteuerrelevanten Angaben für Ihre Kanzlei und Ihre Mandantschaft. Mit den enthaltenen Musterschreiben können Sie Ihre Mandanten und Mandantinnen per Mail oder Brief informieren. Die Vorerfassungsdateien ermöglichen bereits jetzt das Zusammentragen der Grundsteuerrelevanten Daten, die Sie nächstes Jahr benötigen.
