Datenschutzerklärung für die Nutzung von GrundsteuerDigital

bereitgestellt durch fino taxtech GmbH

§ 1 Präambel

Diese Datenschutzerklärung der fino taxtech möchte Sie als Kunde/Auftraggeber darüber informieren, welche personenbezogenen Daten von Ihnen bei der Benutzung unseres Service GrundsteuerDigital (im Folgenden „Dienst“ genannt) durch uns als Auftragsverarbeiter/ Verantwortlicher, im Sinne der Datenschutzgrundverordnung, erhoben und verarbeitet werden. Die Kontaktdaten können Sie dem Impressum entnehmen.

Diese Datenschutzinformation betrifft die Verarbeitung personenbezogener und personenbeziehbarer Daten von folgenden Betroffenen:

• Kunden und Mitarbeiter der Kunden, z.B. wenn diese als zugriffsberechtigte Personen angelegt werden
• Mandanten unserer Kunden (B2B/B2C)
• Lieferanten / Geschäftspartner der Kunden
• Kooperationspartner unserer Kunden

§ 2 Woher kommen Ihre Daten und welche Daten werden verarbeitet?

Wir verarbeiten vorrangig solche personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen der Nutzung des Dienstes – etwa durch Upload – zur Verfügung stellen und für die Erbringung unseres Dienstes erforderlich sind. Hierzu zählen:

• Stammdaten (s. Anmeldeformular): Vor-/Nachname, Geburtsdaten (zur Identifizierung und Freigabe zu bestimmten Aktivitäten), Telefonnummer, (Kanzlei-) Anschrift, E-Mail-Adresse
• Konto-/ Bankdaten zur Bezahlung der Anwendung
• Systemereignisse und Protokolldaten

• Daten von Mandanten, die durch unsere Kunden oder Mandanten eingepflegt werden wie Stammdaten (Name, Steuernummer, Anschrift, Geburtsdatum, Titel/ akademischer Grad) und Grundsteuerrelevante Daten und weitere in hochgeladenen Dokumenten enthaltene personenbezogene Daten
• Unterschriften/ Faksimiles der Mandanten
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten werden durch den Dienst ausschließlich nur dann verarbeitet werden, sofern der Kunde solche Daten für die Nutzung freigibt. Eine aktive Verarbeitung solcher Daten ohne Veranlassung der Kunden findet nicht statt.

§ 3 Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage

Die von Ihnen hinterlegten bzw. eingegebenen Daten werden zum Betrieb von GrundsteuerDigital und mithin gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. Art. 28 Abs. 3 DSGVO zur Erfüllung des zwischen Ihnen und uns bestehenden Auftragsverarbeitungsvertrags, gemäß unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen, erhoben und verwendet. Weitere Datenverarbeitungszwecke ergeben sich auch aus dem bestehenden Auftragsverarbeitungsvertrag sowie aus den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und konkretisieren diese Datenschutzinformation.

1. 3.1 Erhebung und Verarbeitung im Rahmen unserer Vertrags-/Geschäftsbeziehung als Kunde von GrundsteuerDigital:
   
   1. Wir verarbeiten Daten unserer Kunden und Interessenten (zusammenfassend bezeichnet als “Vertragspartner”) im Rahmen von vertraglichen und vergleichbaren Rechtsverhältnissen (z.B. Auftragsverarbeitungsverhältnis) sowie damit verbundenen Maßnahmen (bspw. zur Analyse und Statistikerstellung) und im Rahmen der Kommunikation mit den Vertragspartnern (oder vorvertraglich), z.B., umAnfragen zu beantworten.
   2. Diese Daten verarbeiten wir zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten (siehe Funktionsumfang unserer Dienstleistung / unseres Produkts unter www.grundsteuer-digital.de/steuerberater/), zur Sicherung unserer Rechte und zu Zwecken der mit diesen Angaben einhergehenden Verwaltungsaufgaben sowie der unternehmerischen Organisation. Die Daten der Vertragspartner geben wir im Rahmen des geltenden Rechts nur insoweit an Dritte weiter, als dies zu den vorgenannten Zwecken oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist oder mit Einwilligung der Vertragspartner erfolgt (z.B. an beteiligte Telekommunikations-, Transport- und sonstige Hilfsdienste sowie Subunternehmer, Banken, Steuer- und Rechtsberater, Zahlungsdienstleister oder Steuerbehörden). Über weitere Verarbeitungsformen, z.B. zu Zwecken des Marketings, werden die Vertragspartner im Rahmen dieser Datenschutzerklärung informiert.
   3. Informationen zu den eingesetzten Tools im Rahmen der Beantwortung von Supportfragen, können in den jeweiligen Termineinladungen abgerufen werden.
   4. Im Rahmen der Vertragserfüllung versenden wir teilautomatisierte service- und transaktionale E-Mails (z.B. Versand von Anmeldebestätigungen oder Rechnungen). Diese sind für die Erbringung unseres Dienstes erforderlich.
2. 3.2 Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung
   
   1. Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn Sie uns außerhalb unserer Vertragsbeziehung beispielsweise Angaben über Ihr Nutzungserlebnis machen, etwa über Feedbackformulare oder Zufriedenheitsumfragen. Eine uns gegenüber erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
   2. Weitere Informationen zu den Datenverarbeitungen, für die wir um Ihre Einwilligung ersuchen, erhalten Sie im Rahmen bzw. vor der Abgabe der jeweiligen Einwilligungserklärung.
3. 3.3 Verarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses
4. Ferner verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Basis berechtigter Interessen von uns oder Dritten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für nachfolgende Zwecke:
   
   1. Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs;
   2. Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse und direkter Kundenansprache;
   3. Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
   4. Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Diensten und Produkten;
   5. Verhinderung und Aufklärung von Straftaten.
      Für zusätzliche Informationen wird auf §1 der Datenschutzerklärung der Webseite verwiesen, www.grundsteuer-digital.de/datenschutz/.
5. 
   3.4 Verarbeitung aufgrund gesetzlicher Vorgaben / rechtlicher Verpflichtungen
   
   1. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf der Basis rechtlicher Verpflichtungen gem. Art. 6 Abs. 1 lit c DSGVO. Wir unterliegen diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z. B. Handelsgesetze, Steuergesetze). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Bewertung und Steuerung von Risiken.
   2. Je nach dem zugrundeliegenden Vertragsverhältnis und den erbrachten Leistungen kann die Datenverarbeitung variieren; für nähere Informationen zu Ihrem konkreten Einzelfall sprechen Sie uns gerne an [email protected].
6. 3.5  Cookies
   
   1. Auf der Webseite werden sog. Cookies eingesetzt. Das sind Datenpakete, die zwischen dem Server unserer Anwendung und dem Browser des Nutzers ausgetauscht werden. Diese werden beim Besuch der Anwendung von den jeweils verwendeten Geräten (PC, Notebook, Tablet, Smartphone etc.) gespeichert. Cookies können insoweit keine Schäden auf den verwendeten Geräten anrichten. Insbesondere enthalten sie keine Viren oder sonstige Schadsoftware. In den Cookies werden Informationen abgelegt, die sich jeweils im Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben.
   2. Cookies werden nach den Grundeinstellungen der Browser größtenteils akzeptiert. Die Browsereinstellungen können so eingerichtet werden, dass Cookies entweder auf den verwendeten Geräten nicht akzeptiert werden oder dass jeweils ein besonderer Hinweis erfolgt, bevor ein neuer Cookie angelegt wird. Es wird allerdings darauf hingewiesen, dass die Deaktivierung von Cookies dazu führen kann, dass nicht alle Funktionen der Anwendung bestmöglich genutzt werden können.
   3. Bei der Nutzung der Anwendung werden ausschließlich technisch zwingend erforderliche Cookies gesetzt. Nach Verlassen der Anwendung werden diese Session-Cookies automatisch gelöscht. Die Verarbeitung beruht auf unseren berechtigten Interessen an der Erbringung der Dienstleistung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO iVm § 25 Abs. 2 Nr.2 TTDSG.

§ 4 Dauer der Speicherung

1. 4.1 Ihre Kunden-Daten (z.B. in Ihrem Onlineportal/-Archiv) werden unbegrenzt gespeichert, bis Sie die durch Sie eingepflegten Daten oder Ihren Account löschen. Dokumente werden dauerhaft archiviert, sofern der Kunde diese nicht über die Anwendungsoberfläche oder API löscht. Sobald Sie Ihren Account löschen, werden die Daten für einen Zeitraum von 30 Tagen unter Einschränkung der Verarbeitung gespeichert. Erst nach Ablauf der 30 Tage werden die Daten unmittelbar und unwiderruflich gelöscht. Dies soll ihnen die Möglichkeit geben, einen gelöschten Account wiederherstellen zu können.
2. 4.2 Sobald Ihre Daten (Stammdaten zur Vertragsbeziehung) nicht mehr für die Erfüllung vertraglicher gesetzlicher und prozessinterner Verarbeitungszwecke benötigt werden, werden diese zwingend gelöscht, es sei denn, Sie haben eine Einwilligung zur weiteren Speicherung erteilt oder wir haben ein berechtigtes Interesse an der (Weiter-) Speicherung.
3. 
   4.3 In der Regel sind wir jedoch über das Ende der Vertragsbeziehung hinaus zur Aufbewahrung bestimmter auch personenbezogener Daten aus handelsrechtlichen, steuerrechtlichen Gründen verpflichtet. Die Frist kann bis zu zehn Jahre betragen. Es wird auf die entsprechenden Gesetze hingewiesen, insbesondere § 257 Handelsgesetzbuch, § 147 Abgabenordnung. Diese Frist gilt in der Regel nicht für solche Daten, die wir unmittelbar im Rahmen der Erbringung unserer Dienstleistung (GrundsteuerDigital) von Ihnen im Auftrag erhalten haben.
4. 
   4.4 Soweit wir Daten und Unterlagen mit Personenbezug als Beweismittel zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, werden diese von uns in Abhängigkeit der jeweiligen Verjährungsfristen vorgehalten, wobei wir die Verarbeitung für andere Zwecke einschränken. Dies gilt beispielsweise auch für die Geltendmachung und Abwicklung von Gewährleistungs- und Serviceansprüchen (max. 30 Jahre), die Sie an uns herantragen und in diesem Rahmen wir Ihre Daten (Ansprechpartner, Unternehmen und betreffende Rechnung/Leistung) verarbeiten. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

§ 5 Verschlüsselte Übertragung persönlicher Daten

Der gesamte Datenverkehr zwischen Ihrem Browser beziehungsweise Endgerät und dem Server, den dieser Dienst nutzt, wird verschlüsselt. Hierzu wird ein modernes Übertragungsverfahren, TLS-Protokoll (Transport Layer Security-Protokoll), verwendet. Dies stellt sicher, dass sämtliche Daten verschlüsselt übermittelt werden und auf dem Übertragungsweg vor Manipulationen und dem unbefugten Zugriff Dritter geschützt sind. Weitere Informationen zur Sicherheit der Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung des Dienstes finden Sie unter www.grundsteuer-digital.de/sicherheit/.

§ 6 Hosting

Die Anwendungsserver befinden sich in einem ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum unserer Unterauftragsverarbeiter in Deutschland. Eine Liste unserer Unterauftragsverarbeiter können Sie der Übersicht der eingesetzten weiteren Auftragsverarbeiter nach Art. 28 Abs. 2 DS-GVO entnehmen.

§ 7 Web-/Kundenportal / Webanwendung von GrundsteuerDigital

1. 7.1 Für die Nutzung des Dienstes ist es erforderlich, dass der Nutzer sich bei GrundsteuerDigital registriert. Diese Daten werden nur verwendet, soweit es zur Durchführung des Dienstes erforderlich ist.
2. 7.2 Für die Sicherstellung der korrekten Erbringung unseres Dienstes und Gewährleistung der Datensicherheit, verarbeiten wir alle von Ihnen vorgenommenen Logins (sowohl erfolgreiche als auch erfolglose). Ferner setzen wir einen Zeitstempel für einen automatischen Logout. Die von uns verarbeiteten Loginaktivitätsdaten werden nicht an externe Login-Dienstleister weitergegeben.

§ 8 Empfänger / Weitergabe Ihrer Daten

1. 8.1 Welchen Dienstleistern wir im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsverhältnisses Ihre personenbezogenen Daten weiterleiten, können Sie Ihrem Auftragsverarbeitungsvertrag in der Anlage der eingesetzten Subdienstleister entnehmen.
2. 8.2 Die Datenweitergabe erfolgt, um einzelne Anwendungsschritte durchführen zu können und beinhaltet lediglich die hierfür notwendigen Daten. Sofern eine Gruppe von Dienstleistern in der Anlage zu unserem Auftragsverarbeitungsvertrag für die Nutzung von GrundsteuerDigital genannt ist, erfolgt die Weitergabe jeweils nur an einen Dienstleister abhängig von Verfügbarkeit und Service.
3. 
   8.3 Wir leiten Ihre Daten auch an solche Empfänger weiter oder erhalten von diesen Daten, die Sie hierzu befugt bzw. beauftragt haben, z.B. von anderen Buchhaltungs-/Dokumentensysteme (sog. Export Ihrer Daten zu Drittsystemen wie DATEV) zu denen Schnittstellen mit unserem Programm existieren. Auf die Datenverarbeitung bei diesen externen Stellen haben wir keinen Einfluss.
4. 
   8.4 Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), bspw. durch die von uns genutzten Dienste Microsoft Office 365 in die U.S.A. weitergeben, so erfolgt eine Übermittlung nur unter der Prämisse des Vorhandenseins geeigneter Garantien gem. Art. 46 ff. DSGVO. Detaillierte Information dazu sowie über das Datenschutzniveau bei unseren Dienstleistern in Drittländern können Sie unter den oben genannten Kontaktinformationen anfordern.
5. 
   8.5 Zur Kundenverwaltung nutzen wir den Dienstleister ActiveCampaign. Nutzungsdaten sind hiervon nicht betroffen. Weiter werden die Vertragsbestätigungsmails sowie Newsletter bezüglich Vertragsänderungen hierüber versendet. Auf der Datenschutzerklärung der Webseite www.grundsteuer-digital.de/datenschutz/ erfahren Sie mehr zu ActiveCampaign;
6.  

§ 9 Angebot eines Affiliate-Programms

1. 9.1 Wir bieten ein Affiliate-Programm an, d.h., Provisionen oder sonstige Vorteile (zusammenfassend bezeichnet als “Provision”) für Nutzer (bezeichnet als “Affiliates“), die auf unsere Angebote und Leistungen verweisen. Der Verweis erfolgt mittels eines dem jeweiligen Affiliate zugeordneten Links oder anderer Methoden (z.B. Rabatt-Codes), die es uns erlauben, zu erkennen, dass die Inanspruchnahme unserer Leistungen auf dem Verweis beruhte (zusammenfassend bezeichnet als “Affiliate-Links”).
2. 
   9.2 Um nachverfolgen zu können, ob die Nutzer unsere Leistungen aufgrund der von den Affiliates eingesetzten Affiliate-Links wahrgenommen haben, ist es notwendig, dass wir erfahren, dass die Nutzer einem Affiliate-Link gefolgt sind. Die Zuordnung der Affiliate-Links zu den jeweiligen Geschäftsabschlüssen oder zur sonstigen Inanspruchnahme unserer Leistungen dient alleine dem Zweck der Provisionsabrechnung und wird aufgehoben, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich ist.
3. 
   9.3 Für die Zwecke der vorgenannten Zuordnung der Affiliate-Links führen die Affiliate-Links auf bestimmte Subdomains.
4. 
   9.4 Die Daten der Nutzer werden auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an effizienten, wirtschaftlichen und empfängerfreundlichen Leistungen verarbeitet.
   • Verarbeitete Datenarten: User-ID.
   • Betroffene Personen: Nutzer (z.B. Webseitenbesucher, Nutzer von Onlinediensten), Geschäfts- und Vertragspartner.
   • Zwecke der Verarbeitung: Vertragliche Leistungen und Service, Affiliate-Nachverfolgung.
   • Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f. DSGVO).

§ 10 Kundenfeedback

1. 10.1 Nutzer haben die Möglichkeit Feedback zu geben. Dies kann anonym erfolgen. Optional kann der Nutzer Name und/oder Mailadresse angeben, um eine Rückmeldung auf sein Feedback zu erhalten.
2. 
   10.2 Weiter kann der Nutzer per Opt-In auswählen, dass Metadaten (URL, Browser, Auflösung) mit übermittelt werden.
   • Verarbeitete Datenarten: Nutzungsdaten (URL, Zugriffszeiten), Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-Informationen, Browser-Art, Auflösung).
   • Betroffene Personen: Kunden, Nutzer
   • Zwecke der Verarbeitung: Sammeln von Feedback via Online-Formular
   • Rechtsgrundlagen: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO iVm. § 25 TTDSG).
3.  

§ 11 Rechte der Betroffenen

1. 11.1 Bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogen Daten stehen Ihnen vielfältige Rechte zu, insbesondere das Recht auf Auskunft über die bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DS-GVO), Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO), insbesondere bei Direktwerbung.
2. 11.2 Wenden Sie sich hierzu bitte an die im Impressum angegebenen Kontaktmöglichkeiten oder direkt an unseren Datenschutzbeauftragten.
3. 
   11.3 Ferner besteht das Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO), auf das wir ausdrücklich hinweisen. Die für unser Unternehmen zuständige Aufsichtsbehörde erreichen Sie unter folgender Kontaktangabe:

   Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
   Postfach 3163
   65021 Wiesbaden
   Telefon: +49 611 1408 – 0

4. 11.4 Weitere Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung unseres Produkts „GrundsteuerDigital“ finden Sie – neben der Datenschutzerklärung auf unserer Homepage – in Ihrem Auftragsverarbeitungsvertrag, den Sie mit uns geschlossen haben, sowie im Rahmen der durch Sie an uns erteilten Weisungen auf der Grundlage des Auftragsverarbeitungsverhältnisses.
5. 
   11.5 Für darüber hinausgehende Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Einzelfall kontaktieren Sie uns oder unseren Datenschutzbeauftragten gerne unter den im Impressum bzw. unten angegebenen Kontaktdaten.

§ 12 Datenschutzbeauftragter

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten oder zum Thema Datenschutz im Allgemeinen, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten, der Ihnen auch im Falle von Beschwerden zur Verfügung steht:

fino taxtech GmbH
Beauftragter für den Datenschutz
Universitätsplatz 12, 34127 Kassel
E-Mail: [email protected]

Kassel, 31. März 2022